จ่ายค่านายหน้าในการประสานงาน เเต่ผู้รับขอรับเป็นเงินสด เเละไม่ยินยอมให้เอกสารประกอบการรับเงิน

คำถาม บริษัทจะต้องใช้เอกสารใดประกอบการบันทึกบัญชี

หากบริษัทมีการจ่ายเงินค่านายหน้าไปจริง ซึ่งคาดว่าจ่ายให้แก่บุคคลธรรมดา ซึ่งบุคคลธรรมดานั้นไม่อยากให้มีหลักฐาน ไม่ต้องการมีเงินได้ที่ต้องเสียภาษี (หากจ่ายให้นิติบุคคลอาจจะไม่มีปัญหาเรื่องนี้) โดยจ่ายเป็นเงินสดและไม่ได้นำมาบันทึกบัญชีและหัก ณ ที่จ่ายให้ถูกต้องนั้น  หากบริษัทฯ ตั้งใจจะจัดทำและแก้ใขให้ถูกต้องนั้น

1 ในทางบัญชี 

ให้รวบรวมรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง ที่ได้จ่ายไปจริงแล้วจัดทำเอกสารประกอบเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี ซึ่งเป็นไปได้ยากที่บริษัทจะได้รับเอกสารจากผู้รับเงิน(บุคคลภายนอก) จากข้อเท็จจริงที่แจ้งมา ดังนั้น สิ่งที่ทำได้เบื้องต้นคือ ให้จัดทำเอกสารภายในบริษัท ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ซึ่งโดยปกติจะใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว หรือ กรณียอดจ่ายสูงอาจจะต้องจัดทำรายงานการประชุม หรือ Memo แนบเพิ่มเติมถึงนโยบายการจ่ายเงินดังกล่าว 

• หลังจากจัดเตรียมเอกสารประกอบครบถ้วนตามที่จ่ายจริง ก็บันทึกบัญชีลงเป็นรายจ่ายค่านายหน้าตามที่ได้จ่ายไป   

• ให้ตรวจสอบเงินสดในมือ ว่าเหลือตามจริงหรือไม่ มีรายจ่ายไหนบ้างที่ยังไม่ได้จัดทำเอกสารประกอบก็ให้จัดทำให้ครบถ้วน (เนื่องจากบัญชีเงินสด อาจเกิดการทุตจริตได้ง่าย ซึ่งผู้สอบบัญชี อาจจะมีประเด็นในจุดนี้) 

คู่มือ การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

2 ในทางภาษีอากร 

ในกรณีนี้ การที่บริษัทฯ จะสามารถนำค่าใช้จ่ายค่านายหน้าดังกล่าวมาถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้   

           (1) ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประกอบกิจการ เช่น รายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นปกติธุระในการดำเนินกิจการทั่วไป อันเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นปกติธุระที่มีที่มาที่ไป หรือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องจ่ายรายจ่ายรายการนั้น เช่น จ่ายค่านายหน้าเพื่อให้ได้งาน ก็ต้องระบุเหตุผลไปตามข้อเท็จจริง หากเป็นไปตามนี้ก็ถือว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการของบริษัทโดยตรง ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร และ

           (2) ต้องเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ และพิสูจน์ได้ว่า มีเหตุผลอันสมควรที่จะจ่ายรายการรายจ่ายนั้นรายจ่ายดังกล่าว ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (13) แห่งประมวลรัษฎากร และ

           (3) ต้องเป็นรายจ่ายที่มีหลักฐานการจ่ายที่สามารถพิสูจน์ผู้รับได้ ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสั่งของ ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น ซึ่งกรณีนี้บริษัทฯ อาจจะมีความเสี่ยงในข้อนี้เนื่องจากผู้รับเงินไม่ยอมให้แสดงชื่อและหลักฐานการรับเงิน  ถึงเเม้บริษัทได้จัดทำเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ก็ตาม (เนื่องจากเป็นเอกสารภายในบริษัทเพื่อประกอบการบันทึกบัญชีเท่านั้น)  จึงต้องเป็นรายจ่ายบวกกลับรายจ่ายเนื่องจากเข้าลักษณะเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) แห่งประมวลรัษฎากร