ขอเรียนสอบถามเกี่ยวกับ เอกสารด้านบัญชีและภาษีอากร

เนื่องจากนับวันเอกสารบัญชีและภาษีของทางบริษัทฯ นับวันยิ่งเพิ่มขี้นเรื่อยๆ จึงอยากสอบถาม ถึงหลักเกณฑ์ในการเก็บเอกสาร และวิธีทำลายเมื่อถึงเวลาที่กฏหมายกำหนด  ในส่วนของหลักเกณฑ์ในการเก็บเอกสาร จำเป็นจะต้องเก็บไว้ที่สถานประกอบการเท่านั้นไหมคะ หากบริษัทฯ จะฝากเอกสารบัญชีภาษีอากร สำหรับปีเก่าๆ กับบริษัทรับฝากเอกสารเช่นนี้ บริษัทฯ ทำได้ใช่ไหมคะ ทางภาษีอายุความ 10 ปี
จึงอยากทราบว่า 
เอกสารบัญชีภาษีจำเป็นต้องเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี เข้าใจถูกต้องไหมคะ หากทำลายก่อน ได้ไหมคะ กรณีบริษัทอยากทำลายเอกสารบัญชีภาษีของปีเก่า ๆ ของบริษัท

รบกวนอาจารย์ช่วยแนะนำวิธีที่ถูกต้องตามหลักภาษีอากรด้วยค่ะ

ขอบพระคุณอาจารย์สุเทพล่วงหน้าค่ะ

1. การเก็บรักษาเอกสารตามประมวลรัษฎากร

      ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานหรือเอกสารอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี และในกรณีที่เห็นสมควร อธิบดีกรมสรรพากรจะกำหนดให้เก็บและรักษาไว้เกินห้าปีก็ได้ แต่ต้องไม่เกินเจ็ดปี ดังนั้น บริษัทฯ จึงมีหน้าที่จะต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปี แต่ไม่เกินเจ็ดปี อย่างไรก็ตาม เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือมีอำนาจเรียกเก็บภาษีอากรจากผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี ตามมาตรา 23 มาตรา 83/6 และมาตรา 91/16 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งประมวลรัษฎากร มิได้กำหนดระยะเวลาดำเนินการ เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปี ทั้งนี้ ตามมาตรา 193/31 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี จึงต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการประกอบกิจการเพื่อให้เจ้าพนักงานประเมินตรวจสอบในกรณีดังกล่าว (หนังสือกรมสรรพากรเลขที่ กค 0706/4151 ลงวันที่ 20 เมษายน พ.ศ. 2550)

2. สำหรับบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี บริษัทฯ มีหน้าที่เก็บรักษาตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ซึ่งอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกระทรวงพาณิชย์ ดังนี้

     2.1 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชี ให้เก็บรักษาบัญชี และเอกสารประกอบการลงบัญชี ไว้ ณ สถานที่อื่นได้ในกรณีที่จัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อื่นใดในราชอาณาจักร ที่มิใช่สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ แต่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องมือนั้นมายังสถานที่ดังกล่าว ก็ให้ถือว่าได้มีการเก็บรักษาบัญชีไว้ ณ สถานที่ดังกล่าวแล้ว

     2.2 การเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นตามประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบ การลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น และการแจ้งบัญชี หรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย กำหนดหลักเกณฑ์ในการการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีดังนี้

         (1) ให้ยื่นคำขอเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น ตามแบบที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด และเอกสารประกอบคำขออนุญาตตามรายละเอียดดังต่อไปนี้ ต่อสำนักงานบัญชีที่สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำนั้นตั้งอยู่ หรือต่อสำนักงานกลางบัญชีที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าก็ได้ และในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในสถานที่ที่ยื่นขอนั้นไปพลางก่อนก็ได้ (มาตรา 13 วรรคสอง)

         (2) กรณีที่มีความประสงค์เปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการใด ๆ ตามที่ได้ยื่นคำขอและได้รับอนุญาตไว้แล้ว ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียื่นคำขอแก้ไข ตามแบบที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการนั้นๆ

     2.3 ระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี (มาตรา 14) ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ภายในเก้าสิบวัน นับแต่วันเลิกประกอบธุรกิจเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีว่าการกระทรวงพาณิชย์ มีอำนาจกำหนดให้ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกินห้าปี แต่ต้องไม่เกินเจ็ดปีได้

ต่อข้อถาม ขอเรียนว่า

       บริษัทฯ สามารถฝากเอกสารประกอบการลงบัญชี และภาษีอากร สำหรับปีเก่าๆ กับบริษัทรับฝากเอกสารได้ โดยต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขดังกล่าวข้างต้นในทางภาษีอากร กำหนดอายุความการประเมินไว้ 10 ปี จึงควรเก็บรักษาเอกสารประกอบการลงบัญชี และภาษีอากร ไว้อย่างน้อย 10 ปี แล้วจึงค่อยทำลาย

ขอขอบคุณข้อมูลจาก FB อ.สุเทพ พงษ์พิทักษ์ ที่อนุญาตให้นำความรู้ดีๆมาเเบ่งปันใน Website Tax-EZ ค่ะ 

คลิ๊กที่นี่ เพื่อติดตาม FB เพจ "อาจารย์ สุเทพ พงษ์พิทักษ์ "