บริษัทรับเหมางานก่อสร้าง บริษัทจ้างบุคคลภายนอกเป็นผู้ทำทั้งหมด แล้วแต่ว่างานส่วนใดจะให้ใครทำ ซึ่งทางวิศวะทีอยู่หน้างาน(เป็นพนักงานของบริษัท) จะเป็นผู้ตัดสินใจในการว่าจ้างผู้รับเหมาที่เป็นบุคคลธรรมดา โดยสำรองจ่ายเงินไปก่อน เเละมาเบิกบริษัทภายหลัง 

 คำถาม   บริษัทฯ จะต้องมีเอกสารอะไรมาประกอบอีกไหมสำหรับการจ่ายเงินดังกล่าว เพื่อให้สามารถรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้  เเละ  ผู้ที่จ่ายเงินแทนบริษัทไปก่อนจะถูกประเมินว่าเงินดังกล่าวเป็นรายได้ของพนักงานหรือไม่ เเละมีข้อควรระวังอะไรเพิ่มเติมหรือไม่คะ 

ตอบ      การบันทึกบัญชีให้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี บริษัทจะต้องมีหลักฐาน พิสูจน์ 

กรณีตามโจทย์คือ พนักงานมีการสำรองจ่ายค่าจ้างให้กับผู้รับจ้าง (บุคคลธรรมดา) เป็นประจำนั้น บริษัทฯ ต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าพนักงานปฏิบัติดังกล่าว เป็นการดำเนินการโดยสุจริตในการดำเนินธุรกิจรับเหมาก่อสร้างโดยทั่วไป เช่น

    1) รายงานการขออนุมัติจัดจ้างผู้รับเหมา หรือผู้รับจ้าง (บุคคลธรรมดา) ตามหน้าที่งานหรือแผนโครงการ และให้ผู้มีอำนาจของบริษัทฯ ลงนามอนุมัติให้มีการจัดจ้างนั้น หากเป็นรายการที่มีจำนวนเงินมาก ตามหลักการควบคุมภายในที่ดี

   2) แต่หากเป็นรายการที่มีจำนวนเงินไม่มาก ให้บริษัทฯ จัดทำระเบียบการจ่ายเงินทดรองจ่าย การขอเบิกเงินคืนภายหลังว่าต้องมีเอกสารใดบ้าง จัดทำเป็นแบบฟอร์มประจำเพื่อให้พนักงานทุกคนที่สำรองจ่ายไปปฏิบัติในรูปแบบเดียวกัน และต้องได้รับการลงนามอนุมัติโดยผู้มีอำนาจในบริษัทฯ เช่นเดียวกันกับข้อ 1)

เเนะนำเพิ่มว่าถ้าเป็นไปได้ควรจัดทำรายงานเพิ่มเติม เพื่อพิสูจน์  ตัวอย่างรายงานสรุปคำนวณรายได้ และ ต้นทุนต่อโปรเจคก่อสร้าง โดยระบุให้เห็นยอดที่ตั้งประมาณการ และยอดที่จ่ายจริง 

บริษัทต้องมีเอกสารประกอบการจ่ายเงิน ให้ครบถ้วน เช่น  มีหลักฐานการโอนเงินให้กับผู้รับจ้างมาแนบตอนเบิกเงินคืนจากบริษัทพร้อมใบสำคัญรับเงิน และสำเนาบัตรประชาชน ที่ลงลายมือชื่อผู้รับเงินแ เเละควรให้ ผู้รับจ้างลงนามในเอกสารที่ระบุจำนวนเงิน(ใบเสร็จรับเงิน) ให้ชัดเจนด้วยนะคะ 

วิศวะที่จ่ายเงินแทนไม่ถูกประเมินเป็นรายได้ของตนนั้น  >> แนะนำดังนี้

1. เมื่อพนักงาน สำรองจ่ายเงิน ให้ใช้วิธีการโอนเงินเข้าบัญชีผู้รับโดยตรงเท่านั้น เพื่อที่จะตรวจสอบข้อมูลให้ตรงกับบัตรประชาชนของผู้รับจ้างโดนตรง
2. วิศวะที่จ่ายเงินสำรองไปก่อนนั้น  เมื่อเบิกเงินคืน ควรทำเอกสารเบิกคืนเงินทดลองจ่าย โดยให้แยกให้ชัดเจนเป็นโปรเจค และมีรายละเอียดประกอบว่าเบิกคืนสำหรับเงินสำรองรายการใดบ้าง   โปรเจคไหน เมื่อไหร่ ให้ชัดเจน
3. เมื่อบริษัทจะคืนเงินที่สำรองจ่ายไปนั้น แนะนำว่าควรโอนเงินคืนให้ตรงกับเอกสารที่สำรองจ่ายไปเพื่อง่ายในการแมชชิ่งรายการ (อย่างไรก็ตาม ถ้าไม่ตรงแต่สามารถอธิบายได้ก็ไม่มีปัญหาค่ะ) 

ตัวอย่างเอกสารการเบิกคืนเงินทดลองจ่าย  

สำรองจ่ายโดย นาย.................(วิศวะ)    อนุมัติโดย  .................(ผู้มีอำนาจ)

หมายเหตุ ชุดเอกสารประกอบด้วย

• ใบสำคัญจ่าย Payment Voucher
• บัตรประชาชนผู้รับจ้าง 
• สลิปโอนเงินเข้าบัญชีผู้รับจ้างโดยตรง
• ใบเสร็จรับเงินเซ็นรับระบุจำนวนเงิน  (สามารถใช้แบบฟอร์มของกรมสรรพากรได้ค่ะ)

https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdf