ประเด็น

หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์ม / เอกสารที่ต้องใช้

การอนุญาตก่อนย้าย

ระยะเวลาการเก็บ

เอกสารบัญชี / ภาษีมูลค่าเพิ่ม

- กรมสรรพากร
 - กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

- คำร้องต่อกรมสรรพากร
 - ยื่นแบบ ส.บช.1 ต่อ DBD

ต้องได้รับอนุญาต

ไม่น้อยกว่า 5 ปี

เอกสารศุลกากร (นำเข้า–ส่งออก)

กรมศุลกากร

แบบคำขอตามประกาศ 36/2561

ต้องได้รับอนุญาต

ไม่น้อยกว่า 5 ปี

คำสั่งกรมสรรพากร
ที่ ท.ป. 71/2540
 เรื่อง การเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด

---------------------------------------------

อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 87/3 วรรคหนึ่ง แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่ง แก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 30) พ.ศ. 2534 อธิบดีกรมสรรพากร กำหนดสถานที่เก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานที่อื่นนอกจากสถานประกอบการที่จัดทำ รายงานนั้น ดังนี้

ข้อ 1 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีและ ชำระภาษี และผู้มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงานตามบทบัญญัติในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดทำรายงาน เก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลง รายงานไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนดเป็นเวลา ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี ตาม มาตรา 87/3 วรรคหนึ่ง แห่งประมวลรัษฎากร

            "ข้อ 2 ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ซึ่งมีหน้าที่เก็บและรักษา รายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น มีความประสงค์จะเก็บและรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนา ใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานของปีภาษีก่อนปีภาษีปัจจุบันไว้ ณ สถานประกอบการแห่งอื่นหรือสถานที่แห่งอื่น นอกจากสถานประกอบการที่จัดทำรายงานนั้น ให้ยื่น คำร้องเป็นหนังสือต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรพื้นที่ ณ สำนักงานสรรพากรพื้นที่ ที่สถานประกอบการที่มีหน้าที่ต้องจัดทำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานตั้งอยู่"

( แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป )

ในกรณีที่ผู้ประกอบการมีสถานประกอบการหลายแห่ง ให้สถานประกอบการที่ เป็นสำนักงานใหญ่เป็นผู้ยื่นคำร้องต่อผู้มีอำนาจตามวรรคหนึ่ง
             คำร้องตามวรรคหนึ่งต้องมีรายการดังต่อไปนี้
                   (1) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ.ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับ ภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ที่ขออนุญาตนำไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่อื่น
(2) สถานที่ที่ขออนุญาตนำเอกสารตาม (1) ไปเก็บและรักษาไว้แทนสถาน ประกอบการที่จัดทำรายงาน
(3) กำหนดระยะเวลาในการเก็บและรักษา
(4) เหตุผล และความจำเป็นในการขออนุญาต
                   (5) คำรับรองกรณีจะส่งมอบเอกสารตาม (1) ให้แก่เจ้าพนักงานประเมิน เพื่อทำการตรวจสอบภายในระยะเวลาที่เจ้าพนักงานประเมินกำหนด

            "ข้อ 3 ให้สรรพากรพื้นที่เป็นผู้พิจารณาคำร้องตามข้อ 2 แล้วแจ้งผลการพิจารณาเป็นหนังสือให้ผู้ประกอบการทราบการอนุญาตหรือไม่อนุญาต พร้อมทั้งส่งสำเนาหนังสือแจ้งผลการพิจารณาให้สรรพากรภาคทราบด้วย และจัดทำทะเบียนคุมการอนุญาตหรือไม่อนุญาตแยกเป็นเขต หรืออำเภอตามที่ตั้งสถานประกอบการนั้น ๆ โดยระบุรายการดังนี้
(1) ลำดับที่
(2) ชื่อและที่อยู่ของผู้ประกอบการ
(3) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ. ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการลงรายงานที่ได้รับอนุญาตให้นำไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่อื่น
                   (4) สถานที่ที่ได้รับอนุญาตให้นำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนา ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการลงรายงานไปเก็บและรักษา"

( แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป )

            "ข้อ 4 ผู้ประกอบการที่ได้ยื่นคำร้องตามข้อ 2 แล้ว จะนำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่ที่ได้รับอนุญาตได้ต่อเมื่อได้รับหนังสือแจ้งผลการพิจารณาอนุญาตจากสรรพากรพื้นที่"

( แก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป. 116/2545 ใช้บังคับ 11 ตุลาคม 2545 เป็นต้นไป )

ให้ผู้ประกอบการจัดทำทะเบียน และลงรายการทันที ทุกครั้งที่มีการนำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานไปเก็บและรักษา ไว้ ณ สถานที่ที่ได้รับอนุญาต โดยให้บันทึกรายการดังต่อไปนี้
(1) วัน เดือน ปี ที่นำรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และ เอกสารประกอบการลงรายงาน ออกจากสถานประกอบการไปเก็บและรักษาไว้ยังสถานที่ ที่ได้รับอนุญาต
(2) ประเภท ชนิด เดือน พ.ศ. ของรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบ กำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงานที่นำไปเก็บและรักษาไว้ ณ สถานที่ ที่ได้รับอนุญาต
(3) ที่ตั้งของสถานที่ที่ได้รับอนุญาต
                   (4) วัน เดือน ปี ที่ได้รับอนุญาต ในกรณีที่ผู้ประกอบการได้รับอนุญาตให้เก็บเอกสารตามข้อ 1 ณ สถานที่อื่น นอกจากสถานที่ที่จัดทำเอกสารดังกล่าวอยู่ก่อนคำสั่งนี้ ให้ผู้ประกอบการนั้นปฏิบัติตาม วรรคสองด้วย

ข้อ 5 ในกรณีที่มีปัญหาในการปฏิบัติตามคำสั่งนี้ ให้ผู้มีอำนาจในการพิจารณา ตามข้อ 2 เสนอความเห็นต่ออธิบดีเพื่อพิจารณาสั่งการต่อไป

ข้อ 6 คำสั่งนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ที่ลงในคำสั่งนี้เป็นต้นไป และระเบียบ คำสั่ง หนังสือตอบข้อหารือ หรือทางปฏิบัติใดที่ขัดหรือแย้งกับคำสั่งนี้ ให้ใช้คำสั่งนี้แทน

สั่ง ณ วันที่ 14 กรกฎาคม พ.ศ. 2540

สมใจนึก เองตระกูล
 อธิบดีกรมสรรพากร

เรื่อง

การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี

แหล่งที่มา

Facebook อ.สุเทพ พงษ์พิทักษ์

วันที่

วันที่ถาม 05/02/2021 - วันที่ตอบ 31/03/2021

ประเภทภาษี

ภาษีเงินได้นิติบุคคล

ข้อกฎหมาย

มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร, พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ปุจฉา

ขอเรียนสอบถามเกี่ยวกับ เอกสารด้านบัญชีและภาษีอากร

เนื่องจากนับวันเอกสารบัญชีและภาษีของทางบริษัทฯ นับวันยิ่งเพิ่มขี้นเรื่อยๆ จึงอยากสอบถาม ถึงหลักเกณฑ์ในการเก็บเอกสาร และวิธีทำลายเมื่อถึงเวลาที่กฏหมายกำหนด  ในส่วนของหลักเกณฑ์ในการเก็บเอกสาร จำเป็นจะต้องเก็บไว้ที่สถานประกอบการเท่านั้นไหมคะ หากบริษัทฯ จะฝากเอกสารบัญชีภาษีอากร สำหรับปีเก่าๆ กับบริษัทรับฝากเอกสารเช่นนี้ บริษัทฯ ทำได้ใช่ไหมคะ ทางภาษีอายุความ 10 ปี
  จึงอยากทราบว่า
  เอกสารบัญชีภาษีจำเป็นต้องเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี เข้าใจถูกต้องไหมคะ หากทำลายก่อน ได้ไหมคะ กรณีบริษัทอยากทำลายเอกสารบัญชีภาษีของปีเก่า ๆ ของบริษัท

รบกวนอาจารย์ช่วยแนะนำวิธีที่ถูกต้องตามหลักภาษีอากรด้วยค่ะ

ขอบพระคุณอาจารย์สุเทพล่วงหน้าค่ะ

วิสัชนา

1. การเก็บรักษาเอกสารตามประมวลรัษฎากร

      ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานหรือเอกสารอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี และในกรณีที่เห็นสมควร อธิบดีกรมสรรพากรจะกำหนดให้เก็บและรักษาไว้เกินห้าปีก็ได้ แต่ต้องไม่เกินเจ็ดปี ดังนั้น บริษัทฯ จึงมีหน้าที่จะต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปี แต่ไม่เกินเจ็ดปีอย่างไรก็ตาม เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือมีอำนาจเรียกเก็บภาษีอากรจากผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี ตามมาตรา 23 มาตรา 83/6 และมาตรา 91/16 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งประมวลรัษฎากร มิได้กำหนดระยะเวลาดำเนินการ เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปี ทั้งนี้ ตามมาตรา 193/31 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี จึงต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการประกอบกิจการเพื่อให้เจ้าพนักงานประเมินตรวจสอบในกรณีดังกล่าว (หนังสือกรมสรรพากรเลขที่ กค 0706/4151 ลงวันที่ 20 เมษายน พ.ศ. 2550)

2. สำหรับบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี บริษัทฯ มีหน้าที่เก็บรักษาตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ซึ่งอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกระทรวงพาณิชย์ ดังนี้

     2.1 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชี ให้เก็บรักษาบัญชี และเอกสารประกอบการลงบัญชี ไว้ ณ สถานที่อื่นได้ ในกรณีที่จัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อื่นใดในราชอาณาจักร ที่มิใช่สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ แต่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องมือนั้นมายังสถานที่ดังกล่าว ก็ให้ถือว่าได้มีการเก็บรักษาบัญชีไว้ ณ สถานที่ดังกล่าวแล้ว

     2.2 การเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นตามประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบ การลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น และการแจ้งบัญชี หรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย กำหนดหลักเกณฑ์ในการการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีดังนี้

         (1) ให้ยื่นคำขอเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น ตามแบบที่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด และเอกสารประกอบคำขออนุญาตตามรายละเอียดดังต่อไปนี้ ต่อสำนักงานบัญชีที่สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำนั้นตั้งอยู่ หรือต่อสำนักงานกลางบัญชีที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าก็ได้ และในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในสถานที่ที่ยื่นขอนั้นไปพลางก่อนก็ได้ (มาตรา 13 วรรคสอง)

         (2) กรณีที่มีความประสงค์เปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการใด ๆ ตามที่ได้ยื่นคำขอและได้รับอนุญาตไว้แล้ว ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียื่นคำขอแก้ไข ตามแบบที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความหรือรายการนั้นๆ

     2.3 ระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี (มาตรา 14) ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ภายในเก้าสิบวัน นับแต่วันเลิกประกอบธุรกิจเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีว่าการกระทรวงพาณิชย์ มีอำนาจกำหนดให้ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกินห้าปี แต่ต้องไม่เกินเจ็ดปีได้

ต่อข้อถาม ขอเรียนว่า

       บริษัทฯ สามารถฝากเอกสารประกอบการลงบัญชี และภาษีอากร สำหรับปีเก่าๆ กับบริษัทรับฝากเอกสารได้ โดยต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขดังกล่าวข้างต้นในทางภาษีอากร กำหนดอายุความการประเมินไว้ 10 ปี จึงควรเก็บรักษาเอกสารประกอบการลงบัญชี และภาษีอากร ไว้อย่างน้อย 10 ปี แล้วจึงค่อยทำลาย

ขอขอบคุณข้อมูลจาก FB อ.สุเทพ พงษ์พิทักษ์ ที่อนุญาตให้นำความรู้ดีๆมาเเบ่งปันใน Website Tax-EZ ค่ะคลิ๊กที่นี่ เพื่อติดตาม FB เพจ "อาจารย์ สุเทพ พงษ์พิทักษ์ "